Organisation du temps : j’ai testé pour vous 4 méthodes

calendrierJe souhaite avec cet article vous aider à prendre en main votre organisation du temps. J’ai testé plusieurs systèmes d’organisation que je vais vous détailler. je vous présenterai ensuite le système que j’utilise actuellement, que je peaufine un peu chaque jour.

Les systèmes d’organisation : le test

GTD (Getting Things Done)

C’est la méthode d’organisation la plus célèbre à travers le monde je pense. Je l’ai testée pour vous durant une période de deux à trois semaines. J’ai utilisé pour cette méthode le logiciel Evernote. (Vous pouvez en savoir plus sur l’utilisation de ces deux outils sur ce blog : Gtd way). En gros la méthode GTD consiste à classer ses tâches en différentes catégories selon leur priorité, leur lieu, leur appartenance à des projets, etc.

Le principe même de la méthode est d’avoir l’esprit libre ( « Mind like water »  dans le texte) c’est à dire de consigner tout ce qui nous passe par la tête dans le système d’organisation du temps. La moindre idée, la moindre petite chose à faire doit être écrite. Ainsi, on devrait pouvoir se libérer de nos idées parasites et travailler de manière beaucoup plus concentrée sur notre travail.

C’est une méthode qui a l’avantage d’être complète et qui nous permet d’avoir une idée globale sur toutes les tâches que nous voulons réaliser. De plus, il est vrai que le point fort de la méthode est le fait de consigner toutes ses idées pour ne plus les perdre !

Cette méthode a aussi des inconvénients : Le principal est que le système est difficile à mettre en place et long à gérer. Il faut au départ rechercher toutes les choses que nous avons à faire et les classer dans les différentes catégories. Ensuite, au quotidien, il faut que dès que nous avons une idée, nous la notions dans le système. Cela prend donc énormément de temps de gérer son organisation avec ce système.

Conclusion sur le système GTD : Je le conseille aux personnes très méticuleuses et qui oublient souvent ce qu’elles ont à faire ou les idées qu’elles ont eu. Je le déconseille à ceux qui cherchent un système d’organisation simple à gérer.

La « Final Version » de Mark Forster

L’autre star des systèmes d’organisation c’est Mark Forster, qui tient un blog sur ses expérimentation en matière d’organisation (en anglais). J’ai testé son dernier système comme son nom l’indique « the Final Version ».

Description

Le système consiste à :

  1. Noter tout ce que l’on a à faire sur un support (papier ou électronique) et y ajouter des tâches en bas de la liste au fur et à mesure qu’elles se présentent
  2. Mettre une croix devant la première tâche de la liste et se demander ce que l’on voudrait faire avant cette première tâche.
  3. Descendre dans la liste jusqu’à ce que vous trouviez une tâche qui répond à cette question et mettez une croix devant.
  4. Se reposer la question et descendre à nouveau dans la liste jusqu’à trouver une tâche qui y répond. Faire une croix.
  5. Exécutez les tâches dans l’ordre inverse des croix : la dernière croix en premier, la seconde en deuxième, la première en dernier.

Remarque : Si vous ne finissez pas une tâche, réécrivez la en bas de la liste.

Retours sur le système

J’ai essayé ce système pendant quelques jours. Je trouve que le système est intéressant sur un point faible de GTD : il est très simple. Cependant il est culpabilisant et stressant. En effet la liste de choses étant souvent très longue, on sait qu’elle ne sera jamais terminée car l’on ajoute toujours des choses à celle ci. C’est démotivant. Cependant c’est une bonne méthode pour ceux qui ont peur d’oublier des choses et qui veulent une méthode très simple.

Final Version (description précise du système en anglais)

GSD (Getting Shit Done)

C’est un système très simple qui ressemble énormément à celui de Mark Forster.

La différence tient dans le fait que la mise à jour est quotidienne. on réécrit les tâches non terminées de la veille et tout ce qui nous passe par la tête pour aujourd’hui.

Getting Shit Done

Zen to Done de Leo Babauta

Le principe de Zen To Done est d’implémenter des habitudes l’une après l’autre afin de réussir à utiliser le système de façon quasi automatique après l’instauration de ces routines.

Ce système d’organisation du célèbre blogueur Leo Babauta est un must pour ceux qui trouvent GTD trop complexe à mettre en place et qui trouvent tout de même que ce système a de nombreux avantages.

Quelles sont les différences avec GTD :

1) Utilisation d’un support papier préférablement pour simplifier et accélérer la collecte des choses à faire

2) L’utilisation d’une liste (« The master List ») où vous mettez toutes les choses que vous devez faire

3) Chaque semaine, notez vos tâches les plus importantes, et chaque jour choisissez 1 à 3 tâches à réaliser absolument. De plus, examinez vos objectifs de long, moyen et court termes, et constatez votre avancée par rapport à ces objectifs. Faites aussi un examen mensuel plus approfondi et annuel encore plus détaillé.

4) Soyez concentrés. Pas de distractions : téléphone, internet inutile, encombrement de l’espace de travail, etc. Faites une seule tâche à la fois.

5) Faire des listes de choses à faire par contexte : à la maison (@maison), au travail (@travail), etc. Restez simples. Ne faites pas trop de listes et gardez les courtes.

6) Diminuez le nombre de choses que vous devez faire.

Je ferai peut-être prochainement un article plus complet sur la méthode Zen to Done.

La méthode d’organisation du temps que j’ai adopté

Ma méthode de gestion des priorités et du temps se base sur mes objectifs. Elle est très proche de Zen to Done. C’est une version simplifiée de ce système. C’est une méthode que je peaufine jour après jour en fonction de l’efficacité que je constate. Elle n’est pas parfaite, mais aucune méthode ne l’est évidemment.

Les objectifs

Les objectifs sont absolument essentiels à la motivation au quotidien. Sans but, on navigue au fil de l’eau. Cela n’est pas forcément néfaste, mais je pense que pour être heureux, il est préférable de se donner quelques repères au quotidien. Poursuivre un but permet de se réveiller avec l’envie d’avancer sur ses projets, et de savoir ce que l’on doit faire. Le fait de se fixer des objectifs est évidemment une pratique qui peut être débattue. Leo Babauta a parfois défendu une vie sans objectifs prédéfinis. Cela lui permet de laisser de la place à l’imprévu. Je pense qu’il est bon de trouver un juste milieu : c’est à dire de se fixer des objectifs en petit nombre et de garder de la place pour l’imprévu. Mon système se base sur cette idée. Donc si vous souhaitez l’adopter, je vous conseille de préalablement définir clairement vos objectifs. Après avoir défini mes objectifs, j’ai fait quelque chose qui marche bien pour moi : J’ai pris une grande feuille vierge, des feutres de couleur, et j’ai tracé une frise chronologique et j’ai écrit mes objectifs le long de celle-ci. J’ai comme cela une vision globale et temporelle de ce que je veux accomplir.

a) Le système : ritualiser votre organisation

rituel objectifs

Chaque matin, j’ai le même rituel : écrire ma gratitude pour les gens qui m’entourent et les évènements qui m’arrivent. Puis relire ma frise avec tous mes objectifs. Ensuite, relire mes objectifs de la semaine. A partir de mes objectifs, je décide les 2 tâches que je veux absolument accomplir dans la journée. Ensuite lorsque je prends le temps de le faire, je médite une dizaine de minutes. Puis petit-déjeuner et douche, et la journée peut démarrer du bon pied !

A vous de choisir ce qui vous permet de commencer la journée en pleine forme. En tous cas je vous conseille de vous créer un rituel matinal, pas trop long surtout, car vous ne pourrez pas l’accomplir sinon. Faites des ajustements pour trouver le rituel idéal.

Dans ce rituel, je pense qu’il est bon d’incorporer votre relecture de vos objectifs et la création de 2 tâches prioritaires pour la journée.

Si ce n’est absolument pas possible de les incorporer le matin, peut être serait-il bon de les ritualiser un peu après dans la journée, comme dans les transports, etc.

Ou avant de vous coucher le soir, écrivez vos objectifs pour le lendemain.

b) La révision hebdomadaire

Chaque semaine, écrivez un bilan des tâches que vous avez effectué et tirez en des leçons. Par exemple si vous vous rendez compte qu’une tâche n’est jamais faite depuis plusieurs semaines, examinez les raisons qui vous poussent à la mettre de côté. Quelle est votre motivation pour cette tâche ? Pourquoi ?

Félicitez vous des petites victoires que vous avez obtenu, des petites avancées vers vos objectifs.

Relisez vos objectifs. Déterminez si ils sont encore d’actualité, si vous êtes encore motivés par leur poursuite. Imprégnez vous d’eux.

Ensuite, écrivez les tâches que vous voulez réaliser en priorité pour la semaine à venir.

Et toi lecteur, comment t’organises tu ? Comment juges tu les systèmes célèbres de productivité et d’organisation du temps ?

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